Rollen en instructie
Wanneer een organisatie documenten met persoonsgegevens uploadt om de gekozen PDF-bewerking uit te voeren, bepaalt die organisatie het doel en de middelen van de verwerking. VexisLabs verwerkt de inhoud uitsluitend om de gekozen opdracht uit te voeren, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. Voor eigen websitebeveiliging en noodzakelijke bedrijfsvoering kan VexisLabs zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Onderwerp, doel en duur
| Onderwerp | Tijdelijke ontvangst, bewerking, generatie en download van documenten |
|---|---|
| Doel | Uitvoering van de PDF-, OCR-, conversie- of bundelopdracht van de gebruiker |
| Duur | Vanaf upload tot handmatige verwijdering of automatische verwijdering, uiterlijk na 24 uur |
| Betrokkenen | Personen van wie gegevens in door de klant aangeleverde documenten staan |
| Gegevens | Documentinhoud, bestandsnamen, instellingen en afgeleide resultaten; afhankelijk van de klant kunnen alle categorieën voorkomen |
Verplichtingen
VexisLabs behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk, beperkt toegang tot bevoegde personen, ondersteunt redelijke verzoeken rond rechten van betrokkenen en verwijdert of retourneert gegevens na afloop volgens de afgesproken termijn. De klant blijft verantwoordelijk voor rechtmatige upload, minimale gegevensverwerking en instructies.
Technische en organisatorische maatregelen
- TLS en netwerkbescherming via Cloudflare; uploads en resultaten krijgen private, niet-cachebare headers.
- Willekeurige projectcodes en afzonderlijke verwijdertokens; tijdelijke opslag is niet directory-listbaar.
- Bestandstype-, grootte- en structuurcontroles en geïsoleerde servicerechten op de host.
- Automatische verwijdering uiterlijk na 24 uur en mogelijkheid om resultaten direct te verwijderen.
- Healthchecks, geaggregeerde metrics zonder documentnamen en een vast incidentproces.
- Lokale Vex-inferentie; de chat kan geüploade documenten niet inzien.
Subverwerkers en doorgifte
Cloudflare levert DNS, TLS, beveiliging en tunneltransport en kan netwerkgegevens verwerken. De tool PDF vertalen is een afzonderlijke, bewuste functie waarbij uitgelezen tekst naar Google Translate wordt gestuurd; het document zelf niet. Gebruik die tool niet zonder een passende grondslag en beoordeling voor de betreffende inhoud. De contractbijlage moet de actuele leveranciers, locaties en doorgiftemechanismen vastleggen.
Incidenten, audits en verwijdering
VexisLabs meldt een bevestigd incident dat klantgegevens raakt zonder onredelijke vertraging aan het afgesproken contactpunt en verstrekt beschikbare informatie voor de wettelijke beoordeling. Redelijke auditinformatie kan op verzoek worden verstrekt, met bescherming van andere klanten en beveiligingsdetails. Na beëindiging worden tijdelijke documenten volgens de normale termijn verwijderd, tenzij wetgeving langere opslag vereist.
Bronnen en contact
De contractvereisten volgen uit artikel 28 AVG. De Europese Commissie publiceert ook standaardcontractbepalingen voor verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers. Vragen en contractverzoeken kunnen naar [email protected].